Қызметкерлерді аутстаффинг арқылы басқару: ерекшеліктері, артықшылықтары және ықтимал тәуекелдер

Қазіргі еңбек нарығындағы өзгерістерге икемделу – көптеген компаниялар үшін стратегиялық қажеттілікке айналды. Жаһандық бәсекелестік, шығындарды оңтайландыру қажеттілігі және кадрлық процестерді жеңілдету бизнеске жаңа шешімдерді іздеуге итермелейді. Солардың бірі – қызметкерлерді аутстаффингке шығару, яғни штаттағы мамандарды сыртқы провайдердің басқаруына өткізу арқылы ішкі ресурстарды босату. Бұл тәсіл жобалар аясында штатты жылдам кеңейтуге немесе HR-бөлімге түсетін жүктемені азайтуға мүмкіндік береді.

Кейде ұйым штат санын формалды түрде арттырмай-ақ жаңа нарыққа шығуы немесе уақытша тапсырмаларды орындауы қажет болады. Мұндай жағдайларда бизнеске арналған HR-қызмет кадр тапшылығын жедел әрі тиімді шешуге көмектеседі. Әсіресе, ірі жобалар, маусымдық тапсырмалар немесе жаппай кадр іріктеуі қажет болған кезде бұл тәсіл ерекше өзекті. Қазақстанда персоналды аутсорсинг саласындағы көшбасшылардың бірі – Fillin компаниясы. Ол ТМД нарығында 8 жылдан бері жұмыс істеп келеді, 450-ден астам жобаны іске асырды, 6 халықаралық кеңсесі бар және 2000-нан астам қызметкерді аутстаффингке шығарған.

Аутстаффингтің мәні және жұмыс істеу механизмі

Аутстаффинг – бұл кадрлық ресурстарды сыртқы басқаруға беру формасы, онда қызметкер заңды түрде басқа ұйымның штатында, бірақ нақты жұмысын тапсырыс беруші компанияда орындайды. Бұл тәсіл компанияға өз мамандарын еңбек шартын жасаспай-ақ пайдалануға мүмкіндік береді.

Жұмыс процесі мен нәтижесіне тапсырыс беруші толық бақылау сақтайды, ал құжат айналымы, салық және есеп-қисап мәселелерін аутстаффинг провайдері өз мойнына алады.

Қай жағдайда аутстаффинг тиімді

Бұл тәсіл кез келген салаға бірдей жарай бермейді, бірақ төмендегі жағдайларда ол барынша тиімді шешім бола алады:

• жаңа нарыққа шығу барысында заңды тұлғасы жоқ елде қызмет бастау;
• қысқа мерзімде штаттық бірліктер санын арттыру;
• HR және бухгалтерия бөлімдеріне түсетін жүктемені азайту;
• заңмен белгіленген штат лимитін сақтау қажет болғанда;
• маусымдық немесе уақытша тапсырмаларды орындау қажеттілігі туындағанда.

Осы жағдайларда аутстаффинг тиімді масштабтануға, бірақ ішкі жүйені шамадан тыс жүктемеуге мүмкіндік береді.

Аутстаффингтің артықшылықтары

Бұл модельді таңдаған компаниялар келесі маңызды артықшылықтарға ие болады:

1. Әкімшілік жүктемені азайту. Жалақы есептеу, салық төлеу, құжаттармен жұмыс секілді рәсімдердің бәрі сыртқы оператор арқылы жүргізіледі. Бұл есеп және кадр бөлімдерінің жұмысын жеңілдетеді, әсіресе көп адаммен жұмыс істегенде.
2. Штатты икемді басқару. Жұмыс күші көлемін жылдам өзгертуге болады, бұл қысқа мерзімді жобаларда өте тиімді. Қосымша келісімдерсіз, ұйым құрылымына әсер етпей-ақ бейімделу мүмкіндігі жоғары.
3. Құқықтық қауіпсіздік. Қызметкерлерді ресми тіркеу, заң талаптарын сақтау және мемлекеттік органдармен байланыс – провайдердің жауапкершілігінде. Бұл әкімшілік қатерлерді азайтады.
4. Шығындарды оңтайландыру. Еңбек демалысы, ауру парағы, әлеуметтік аударымдар секілді шығындар аутстаффинг келісіміне кіреді. Бұл бухгалтерия үшін болжам жасау мен жоспарлауды жеңілдетеді.
5. Негізгі мақсаттарға шоғырлану. Көмекші міндеттерді аутсорсингке бере отырып, ішкі команда компанияның өсу стратегиясына және іскерлік мақсаттарына көбірек назар аудара алады.

Бұл тәсіл – құрылымды икемді және басқаруға жеңіл етіп ұйымдастыруға мүмкіндік береді.

Назар аударатын жайттар мен шектеулер

Аутстаффингтің артықшылықтарымен қатар кейбір ескеретін тұстары да бар:

• кейбір салаларда (қаржы, қорғаныс, медицина) қауіпсіздік пен заң талаптарына байланысты бұл тәсіл қолдануға келмейді;
• сенімді, тәжірибелі және ашық шарттармен жұмыс істейтін провайдерді таңдау өте маңызды;
• уақытша персоналды корпоративтік мәдениетке бейімдеу қиындық туғызуы мүмкін.

Бұл тәуекелдердің алдын алу үшін келісімшартта міндеттерді, өзара жауапкершілікті және байланыс тәртібін нақты белгілеу қажет.

Аутстаффинг қай салаларда сұранысқа ие

Аутстаффинг ең жиі келесі салаларда қолданылады:

• бөлшек сауда;
• логистика және қойма шаруашылығы;
• өндірістік кәсіпорындар;
• құрылыс нысандары;
• іс-шараларды ұйымдастыру;
• колл-орталықтар мен клиенттік қызмет.

Бұл секторлар үшін уақытылы әрекет ету және персонал тапшылығын жедел жабу өте маңызды.

Қандай міндеттерді аутстаффинг арқылы тапсыруға болады

Мұндай қызмет тек физикалық жұмысшылармен шектелмейді. Мысалы, аутстаффингке келесі функцияларды беруге болады:

• курьерлер, қоймашылар, жүк тасушылар, сату агенттері;
• кеңсе менеджерлері, операторлар, кассирлер;
• демалысқа кеткен қызметкерлердің орнына уақытша жұмысқа қабылдау;
• жобалық негізде техникалық персоналды тарту.

Жаппай кадр іріктеуі қажет болғанда, бұл модель таптырмас шешімге айналады. Себебі провайдер қысқа мерзім ішінде ондаған не жүздеген қызметкерді ұсынуға дайын. Бұл әсіресе ірі сауда желілері, мерекелік іс-шаралар және маусымдық өндіріс салаларында маңызды.

Провайдерді қалай дұрыс таңдау керек

Сенімді серіктес табу – аутстаффинг табысының кілті. Мына өлшемдерге назар аудару қажет:

• нақты тәжірибесі мен жүзеге асқан жобаларының болуы;
• лицензиялар мен рұқсат құжаттары;
• клиенттердің пікірлері мен беделі;
• келісімшартта заңдық кепілдіктердің нақты жазылуы;
• қызмет көрсету сапасы мен қолжетімділік деңгейі.

Мықты провайдер сіздің HR-стратегияңыздың бір бөлігіне айналады.

Қызметкерлерді аутстаффингке шығару – бұл қысқа мерзімді амал емес, бизнесті оңтайландырудың тиімді құралы. Ол шығындарды азайтуға, икемді болуға және негізгі процестерге зейін қоюға мүмкіндік береді. Әсіресе жобалық жұмыс, уақытша кадр тапшылығы немесе штатты үлкейтудің заңдық шектеулері болғанда бұл шешім таптырмас көмекшіге айналады. Бизнеске арналған HR-қызметтер тәжірибелі провайдермен бірге іске асқанда компанияның стратегиялық артықшылығына айналады. Осындай серіктестердің бірі – Қазақстан мен ТМД елдерінде кең танылған Fillin компаниясы.